個人情報の開示・訂正・利用停止・削除及び利用目的の通知の申し出があった時は、本人または代理人であることを下記の手順で確認します。
１) 請求者が従業員の場合
請求者が従業員の場合、本人確認はグリーンシステムに直接出向いてもらい確認します。
ただし、業務の都合上グリーンシステムに来ることが困難である場合は、請求者が従業員以外の場合と同様の手順で本人確認を行います。
ア) 請求者が常勤従業員の場合、社員証を提示してもらい本人である事を確認します。
イ) 請求者が非常勤従業員の場合、自動車運転免許証等の写真付証明証を提示してもらい本人である事を確認します。
ウ) 請求者が非常勤従業員で写真付証明証を持っていない場合、健康保険証等の写真無証明証を複数提示してもらい本人である事を確認します。
２) 請求者が従業員以外の場合
ア) 請求者が直接グリーンシステムに来社された場合
①写真付証明証を提示してもらい本人である事を確認します。
②写真付証明証を持っていない場合、写真無証明証を複数提示してもらい本人である事を確認します。
③上記①、②の何れの条件を満たさない場合、生年月日、現住所等を答えてもらい、本人である事を確認します。
イ) 請求者が直接グリーンシステムに電話をかけてこられた場合
①生年月日、現住所等を電話にて答えてもらい、本人である事を確認します。
ウ) 請求者がグリーンシステムにFAX又は郵送、電子メールにて請求された場合
①FAX、又は郵送、電子メール及び電子メールに添付されたファイルに生年月日、現住所等が記載されている場合、その項目が一致している事で本人からの請求である事を確認します。
３) 請求者が情報主本人ではなく、情報主本人に委任された代理人の場合
下記の条件を全て満たした場合にのみ情報主本人の確認とします。
ア) 代理人が直接、グリーンシステムに来られている事。
イ) 情報主本人が代理人に委任している事をしめす委任状を提出する事。尚、委任状には情報主本人の署名、捺印と代理人の署名、捺印が全て存在する事とします。
ウ) 情報主本人を証明する複数の公的機関発行の証明証のコピー
エ) 代理人を証明する証明証。写真付証明証あるいは、複数の写真無証明証を提示してもらいます。
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